文档碎片:您应该保留哪些文件

文档碎片是用纸质碎纸机摧毁纸质文件的过程。你可以从名字中猜出,a 碎纸机 是将纸张切成条带的工具。人民,公司和课程政府通常会敦促摧毁他们的文书工作,并以这种方式拯救他们的隐私。如果您担心隐私,并且您拥有过于敏感的文档,​​您可以考虑文件粉碎。

例如,所有包含个人信息的文档,如银行和信用卡详细信息,社会安全号码,ATM收据和其他账单,机票,过期的签证和护照或信用卡,都可以进行粉碎。

你应该保留什么文件

不幸的是,您需要保留某些类型的文档来终身。谈到这些文件时,您可以忘记文档粉碎。此类文件是:出生证明,社会保障和身份证,护照,婚姻或商业许可,养老金文件,抵押和贷款文件,律师权力,遗嘱和死亡证明。确保您需要在一生中至少需要一两份文件,除非您保留它们,否则您需要在政府办公室等待更换。

对于所有其他文档,您可以应用文档碎片流程。但是,如果您想保存即将待碎纸的数据,可以将文档保存在电子表单中并用密码将其固定。 PDF创建工具如PDF转换器Elite,可用于创建受密码保护的PDF。

如何数字化文件

要在转向文档碎片之前确保文档的数字形式,只需按照下列步骤操作:

 

  1. 用扫描仪扫描纸张
  2. 将扫描的文档保存在计算机上
  3. 从该文档创建一个安全的PDF

 

创建安全PDF后,您可以摆脱其纸张替代品。通过这种方式,您将在您的计算机上有一个安全的地方 敏感数据将被锁定,也许有一天你需要它。属于此类别的文件,可以数字化的是银行陈述,税务文件,购房或销售文件,医疗费用和保修收据。

至于您需要做出的决定,是否保留文件或粉碎它,只是问自己 - 为您想要切换的文件替换需要多长时间?如果要耗时获取新版本的文档,但您确定不需要原始纸张版本,可以选择数字化它。如果您有一个始终要求其原始形式所需的文档,那么最好保持其物理副本。